Internal control itu sendiri adalah suatu prosedur yang dibuat
oleh manajemen yang mana tujuan prosedur itu membantu manajemen dalam
mengatur kegiatan usahanya. Coba agan bayangin kalo kita bikin usaha
tapi ga ada sistem yang dijalankan. Sistemnya mah ga usa canggih canggih
lah, yang penting bisa memfasilitasi kegiatan usaha agan agan.
Fungsi utama control ialah membuat usaha berjalan dengan baik, teratur, dan berkembang. Puncaknya, usaha agan bisa dijalankan dengan auto pilot , alias bisa berjalan tanpa kehadiran agan sebagai owner.
Contoh, kalo agan buka toko jual elektronik, lalu ga ada system yang dijalankan untuk mengontrol persediaan agan, nah kemungkinan anak buah agan akan melihat celah dan akan mendorong anak buah agan untuk melakukan kecurangan ataupun pencurian. Bukan hanya itu, toko tersebut akhirnya akan terlihat kacau, pelayanan buruk, dan akhirnya usaha pun terancam bangkrut.
Itu hanya sekelumit gambaran pentingnya internal control.
Nah, ane akan sharing-sharing tentang penerapan internal control yang sederhana untuk usaha kecil dan menengah (UKM). Karena, UKM yang mampu menerapkan beberapa poin dibawah ini, ane yakin akan mampu berkembang dengan pesat:
Here we goo:
1. Pisahkan dengan jelas tugas dan tanggung jawab setiap Karyawan
Walaupun saat ini mungkin sudah ada pembagian tugas diantara karyawan, ada baiknya pembagian tersebut diperjelas dengan TANGGUNG JAWAB yang harus dipahami dan dijalankan oleh setiap karyawan. Bahasa mudahnya ialah, buatlah STRUKTUR ORGANISASI. Dengan struktur, seseorang akan tau apa tugas utamanya, tanggung jawabnya, dan kepada siapa dia harus melapor ataupun dari siapa dia harus menerima laporan.
Misal, agan punya toko buku. Umumnya didalam sebuah toko terdiri dari jabatan: kepala toko, sales, kasir, dan stokist.
Masing-masing sudah jelas tugasnya, kepala toko bertanggung jawab mengurus toko secara keseluruhan, sales tugas utamanya menjual buku, kasir mengatur keuangan, stokis mengatur ketersediaan stok. Jadi, bila sewaktu-waktu terjadi perbedaan antara kas fisik dan pencatatan (baik nota maupun mesin kasir), maka kasirlah yang bertanggung jawab, disamping kepala toko jg harus ikut tanggung jawab.
2. Buat standar yang harus dipatuhi
Standar, atau yang lebih dikenal dengan SOP, merupakan hal penting dalam internal control. SOP TIDAK harus tertulis, yang penting SOP tersebut dilaksanakan. Sebagai contoh, bila agan punya toko roti, agan selalu menekankan kepada setiap karyawan untuk menyapa semua konsumen dengan ramah dan HARUS TERSENYUM. Nah, imbauan semacam ini sudah termasuk standar pelayanan konsumen walaupun sederhana.
Nah, bila setiap karyawan paham dan menjalankan standar yang agan tetapkan, maka akan mudah untuk melakukan evaluasi kerja yang nantinya akan berpengaruh ke penetapan bonus ataupun hukuman.
3. Buat sistem pelaporan rutin
Laporan merupakan alat penting dalam menjalankan control. Tanpa laporan, baik lisan maupun tulisan, akan sulit bagi owner mengetahui keadaan detail yang dihadapi karyawan. Laporan sebaiknya dibuat oleh setiap karyawan secara tertulis dan diserahkan kepada atasannya. Atasan kemudian merekap dan melaporkan ke owner.
Laporan dibuat sesuai dengan tugas harian si karyawan. Contoh, sales membuat laporan penjualan harian, stokis membuat laporan stok dan laporan pengajuan pembelian bila stok sudah menipis, dll. Dengan laporan, owner langsung tahu masalah apa yang sedang terjadi dan bisa langsung mencari jalan keluarnya.
4. Supervisi dan control rutin
Tentu, control rutin dari owner tetap diperlukan untuk memastikan apa yang dilaporkan sesuai dengan keadaan sebenarnya. Tapi, tentu owner tidak perlu 24 jam lagi untuk control kalau sudah ada sistem control internal yang baik.
5. Beri reward dan punishment
Owner juga harus sangat concern dengan reward dan punishment sebagai bentuk penghargaan kepada karyawan yang mampu bekerja dengan baik dan membuat efek jera bagi karyawan yang tidak bekerja maksimal. Sistem control akan rusak apabila owner tidak menghargai jerih payah karyawan untuk mengikuti semua standard an sistem yang telah ditetapkan. Motivasi mereka akan turun, dan ujung-ujungnya sistem control tidak akan dijalankan lagi dengan baik.
Mungkin sedikit sharing2 tadi bisa menambah wawasan agan, khususnya yang memiliki masalah control dalam bisnis. Omset sudah bagus, tapi si owner harus stuck di toko/kantor sehingga tidak bisa menikmati hasil jerih payahnya sendiri. Ataupun seorang karyawan yang sambil berbisnis sehingga tidak memiliki banyak waktu untuk mengontrol bisnisnya.
Sistem control bisa menjadi jawaban masalah-masalah tersebut.
Semoga bermanfaat gan
Fungsi utama control ialah membuat usaha berjalan dengan baik, teratur, dan berkembang. Puncaknya, usaha agan bisa dijalankan dengan auto pilot , alias bisa berjalan tanpa kehadiran agan sebagai owner.
Contoh, kalo agan buka toko jual elektronik, lalu ga ada system yang dijalankan untuk mengontrol persediaan agan, nah kemungkinan anak buah agan akan melihat celah dan akan mendorong anak buah agan untuk melakukan kecurangan ataupun pencurian. Bukan hanya itu, toko tersebut akhirnya akan terlihat kacau, pelayanan buruk, dan akhirnya usaha pun terancam bangkrut.
Itu hanya sekelumit gambaran pentingnya internal control.
Nah, ane akan sharing-sharing tentang penerapan internal control yang sederhana untuk usaha kecil dan menengah (UKM). Karena, UKM yang mampu menerapkan beberapa poin dibawah ini, ane yakin akan mampu berkembang dengan pesat:
Here we goo:
1. Pisahkan dengan jelas tugas dan tanggung jawab setiap Karyawan
Walaupun saat ini mungkin sudah ada pembagian tugas diantara karyawan, ada baiknya pembagian tersebut diperjelas dengan TANGGUNG JAWAB yang harus dipahami dan dijalankan oleh setiap karyawan. Bahasa mudahnya ialah, buatlah STRUKTUR ORGANISASI. Dengan struktur, seseorang akan tau apa tugas utamanya, tanggung jawabnya, dan kepada siapa dia harus melapor ataupun dari siapa dia harus menerima laporan.
Misal, agan punya toko buku. Umumnya didalam sebuah toko terdiri dari jabatan: kepala toko, sales, kasir, dan stokist.
Masing-masing sudah jelas tugasnya, kepala toko bertanggung jawab mengurus toko secara keseluruhan, sales tugas utamanya menjual buku, kasir mengatur keuangan, stokis mengatur ketersediaan stok. Jadi, bila sewaktu-waktu terjadi perbedaan antara kas fisik dan pencatatan (baik nota maupun mesin kasir), maka kasirlah yang bertanggung jawab, disamping kepala toko jg harus ikut tanggung jawab.
2. Buat standar yang harus dipatuhi
Standar, atau yang lebih dikenal dengan SOP, merupakan hal penting dalam internal control. SOP TIDAK harus tertulis, yang penting SOP tersebut dilaksanakan. Sebagai contoh, bila agan punya toko roti, agan selalu menekankan kepada setiap karyawan untuk menyapa semua konsumen dengan ramah dan HARUS TERSENYUM. Nah, imbauan semacam ini sudah termasuk standar pelayanan konsumen walaupun sederhana.
Nah, bila setiap karyawan paham dan menjalankan standar yang agan tetapkan, maka akan mudah untuk melakukan evaluasi kerja yang nantinya akan berpengaruh ke penetapan bonus ataupun hukuman.
3. Buat sistem pelaporan rutin
Laporan merupakan alat penting dalam menjalankan control. Tanpa laporan, baik lisan maupun tulisan, akan sulit bagi owner mengetahui keadaan detail yang dihadapi karyawan. Laporan sebaiknya dibuat oleh setiap karyawan secara tertulis dan diserahkan kepada atasannya. Atasan kemudian merekap dan melaporkan ke owner.
Laporan dibuat sesuai dengan tugas harian si karyawan. Contoh, sales membuat laporan penjualan harian, stokis membuat laporan stok dan laporan pengajuan pembelian bila stok sudah menipis, dll. Dengan laporan, owner langsung tahu masalah apa yang sedang terjadi dan bisa langsung mencari jalan keluarnya.
4. Supervisi dan control rutin
Tentu, control rutin dari owner tetap diperlukan untuk memastikan apa yang dilaporkan sesuai dengan keadaan sebenarnya. Tapi, tentu owner tidak perlu 24 jam lagi untuk control kalau sudah ada sistem control internal yang baik.
5. Beri reward dan punishment
Owner juga harus sangat concern dengan reward dan punishment sebagai bentuk penghargaan kepada karyawan yang mampu bekerja dengan baik dan membuat efek jera bagi karyawan yang tidak bekerja maksimal. Sistem control akan rusak apabila owner tidak menghargai jerih payah karyawan untuk mengikuti semua standard an sistem yang telah ditetapkan. Motivasi mereka akan turun, dan ujung-ujungnya sistem control tidak akan dijalankan lagi dengan baik.
Mungkin sedikit sharing2 tadi bisa menambah wawasan agan, khususnya yang memiliki masalah control dalam bisnis. Omset sudah bagus, tapi si owner harus stuck di toko/kantor sehingga tidak bisa menikmati hasil jerih payahnya sendiri. Ataupun seorang karyawan yang sambil berbisnis sehingga tidak memiliki banyak waktu untuk mengontrol bisnisnya.
Sistem control bisa menjadi jawaban masalah-masalah tersebut.
Semoga bermanfaat gan
Posting Komentar untuk "Tips mengontrol bisnis bagi owner"